Parte 1

Aviso de privacidad

En cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto 1377 de 2013, ponemos a su disposición el presente Aviso de Privacidad, que busca informar al Titular de datos personales acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que han sido adoptadas por ORALIA GROUP, la forma de acceder a éstas y las características del Tratamiento que se le pretende dar a los datos.

Canales de comunicación

ORALIA tiene dispuestos como canales de contacto con sus clientes y usuarios los siguientes:

Teléfonos

(602) 455 8958

WhatsApp

301 753 5812

Correo electrónico

gestion@oraliagroup.com

Tratamiento de los datos administrados por la Compañía

ORALIA ha identificado los datos que administra, así como las actividades que desarrolla con dichos datos, en particular su recepción, conservación, disposición para los fines propios del contrato y desarrollo de actividades complementarias referidas a la promoción y el mercadeo de sus productos y servicios, así como los ofrecidos por la misma Compañía y así lo ha indicado en las Políticas del Tratamiento disponibles para su consulta en la página web oraliagroup.com/politica-de-privacidad

ORALIA en desarrollo de su objeto social y para la correcta atención en salud oral, realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la prestación del servicio odontológico, contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta ofrece.

Finalidades

ORALIA, informa que desde su constitución ha recopilado, almacenado, circulado, conservado, transmitido, transferido y utilizado información personal de sus clientes, proveedores, empleados, posibles clientes, posibles empleados y posibles proveedores en el desarrollo de algunos objetivos o fines comerciales, de control, seguridad y científicos como lo son, la prestación de servicios de salud, actividades de mercadeo y promoción de servicios propios de acuerdo a su objeto, el cumplimiento a las exigencias requeridas por las entidades que regulan y vigilan el sector salud y demás autoridades competentes, consultas médicas, realización de llamadas y para futuras referencias, en Colombia u otros países.

Siendo esto, todo lo relacionado y necesario para llevar a cabo la correcta ejecución precontractual, contractual y poscontractual, en virtud de la relación de consumo con pacientes, laboral con empleados y comercial con proveedores y terceros en el ejercicio de su objeto social dentro del marco legal establecido a nivel nacional.

Derechos de los titulares

Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ORALIA, salvo que, se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por ORALIA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Cambios en las políticas o en el aviso de privacidad

Las Políticas de Tratamiento están disponibles en la página web oraliagroup.com/politica-de-privacidad, por lo que cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través de este mismo medio, y posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente. Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual y se efectuarán de acuerdo a los términos y condiciones establecidas por la autoridad competente.

Parte 2

Política de tratamiento de datos personales

Oralia Group S.A.S.

1. Generales

La normatividad legal vigente en Colombia, estipula el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Así mismo, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esta clase de información. Constitucionalmente, se consagra el derecho de cualquier persona a la información, de manera tal que reciba información veraz e imparcial.

ORALIA GROUP SAS (en adelante ORALIA) está comprometida con el cabal cumplimiento de la regulación en materia de protección de Datos Personales, implementando el debido respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por lo anterior, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatorio cumplimiento y aplicación en todas las actividades que, dentro del cumplimiento de su objeto social, involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de ORALIA, sus Administradores, Colaboradores y cualquier tercero con quien éste se relacione contractual o comercialmente.

ORALIA, dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento, máxime cuando se trata de Datos de manejo sensible y de reserva legal, como lo es información relacionada con condiciones de salud, plasmadas en historia clínica.

Razón social

ORALIA GROUP S.A.S

Número de Identificación Tributaria

900854966-3

Dirección – Domicilio

Edificio Vida, Consultorio 507, Calle 5D #38A-35 Cali, Valle del Cauca.

Sitio Web

oraliagroup.com/politica-de-privacidad

2. Objetivo

El objetivo de la presente Política es, garantizar el debido y óptimo cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como la definición de las directrices para la recepción, atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que ORALIA realiza algún tipo de Tratamiento.

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los pacientes, empleados, proveedores y terceros de quienes ORALIA ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data.

3. Alcance

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de ORALIA, sus directores, administradores, colaboradores y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con los que ORALIA tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.

Sin excepción alguna, todos los Colaboradores de ORALIA, deben observar, respetar, cumplir y hacer cumplir esta Política en el desarrollo de sus funciones.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de ORALIA de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos, en las que se describe y explica el tratamiento de la Información Personal suministrada por pacientes, visitantes a través del sitio web, correo electrónico, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas, así como por intermedio de terceros que participan en la relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

Por otra parte, y como quiera que las actividades que principalmente desarrolla ORALIA tienen como objeto la prestación de servicios odontológicos, existe el deber de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus pacientes, o sobre aquellos relacionados con la situación propia de los mismos, que llegaren a conocer en desarrollo de sus actividades.

En el ejercicio de las funciones de ORALIA, se recaudan datos de salud y así mismo, existe el deber legal de mantener bajo reserva la Historia Clínica de los pacientes de acuerdo con lo establecido en la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y las bases de datos del sistema general de seguridad social reguladas por la Resolución 1344 de 2012, Decreto reglamentario 3380 de 1981, Decreto 1570 de 1993.

4. Definiciones

Con base en la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán adoptadas e implementadas de acuerdo con los criterios de interpretación que garanticen la aplicación sistemática e integral, en consonancia con los avances tecnológicos, neutralidad tecnológica; y demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que emite el titular de algún dato personal, para que ORALIA lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico generado por el responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por ejemplo; nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil.
• Dato sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo; aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares), entre otros.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Dato Personal Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. Por ejemplo: los papeles o libros de los comerciantes y documentos privados.
• Dato Personal Público: Dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo; los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Así mismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la recolección y fines del tratamiento, entre otras. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
• Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• Autorizado: Significa todas las personas que bajo responsabilidad de ORALIA o sus Encargados pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.

5. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

5.1 Relacionados con la Recolección de Datos Personales

5.1.1Principio de Libertad: Salvo norma legal contraria, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

5.1.2Principio de Limitación de la Recolección: Oralia Group S.A.S recolectará los Datos Personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, guardando estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, se realizará lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

5.2 Relacionados con el Uso de Datos Personales

5.2.1Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que se tenga acceso y sean recogidos por Oralia Group S.A.S obedecerán y atenderán una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe serle informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

5.2.2Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

5.3 Relacionados con la Calidad de la Información

5.3.1Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se adoptarán medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando ORALIA lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.

5.4 Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales

5.4.1Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con ORALIA, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.4.2Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Oralia Group S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal de su interés o titularidad.

5.4.3Principio de Acceso y Circulación Restringida: Solo se permitirá acceso a los Datos Personales (i) al titular del dato (ii) a las personas autorizadas por el Titular del dato (iii) a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de Oralia Group S.A.S, será de medio.

5.4.4Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

6. Categorías Especiales de Datos

6.1Datos Sensibles: Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6.2Tratamiento de Datos Sensibles: Respecto de los datos identificados como sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de estos cuando:

6.2.1El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

6.2.2El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

6.2.3El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

6.2.4El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

6.2.5El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Dirigirse al Numeral 11.5, respecto de la autorización de datos sensibles.

7. Tratamiento y finalidades de los datos

ORALIA, informa que desde su constitución podrá recopilar, almacenar, circular, conservar, transmitir, transferir y utilizar información personal de sus clientes, proveedores, empleados, posibles clientes, posibles empleados y posibles proveedores en el desarrollo de algunos objetivos o fines comerciales, de control, seguridad y científicos como lo son, la prestación de servicios de salud, actividades de mercadeo y promoción de servicios propios de acuerdo a su objeto, el cumplimiento a las exigencias requeridas por las entidades que regulan y vigilan el sector salud y demás autoridades competentes, consultas médicas, realización de llamadas y para futuras referencias, en Colombia u otros países.

Siendo esto, todo lo relacionado y necesario para llevar a cabo la correcta ejecución precontractual, contractual y poscontractual, en virtud de la relación de consumo con pacientes, laboral con empleados y comercial con proveedores y terceros en el ejercicio de su objeto social dentro del marco legal establecido a nivel nacional.

Respecto de los datos recolectados e incluidos en bases de datos, ORALIA realizará el tratamiento exclusivamente, de acuerdo con las finalidades autorizadas y previstas en la presente política, y en autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. Igualmente se realizará tratamiento de datos personales en virtud de una obligación legal o contractual para ello, bajo los lineamientos de políticas de seguridad de la información.

ORALIA podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

7.1 De pacientes / clientes

Verificación de cumplimiento de calidad de la prestación del servicio, actividades de mercadeo, promociones, cumplimiento de requisitos legales, análisis estadístico interno, verificación de facturación, cumplimiento de estándares de calidad, trámite de PQRs,

7.1.1Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.

7.1.2Las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con ORALIA, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

7.1.3Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo;

7.1.4Implementar estrategias de relacionamiento con pacientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Compañía tenga relaciones contractuales o legales;

7.1.5Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios, u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con ORALIA, o aquel que llegare a tener;

7.1.6Recepción y gestión de trámites (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por ORALIA, o empresas vinculadas y los aliados comerciales de ésta;

7.1.7Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube, para garantizar los fines precontractuales, contractuales y poscontractuales, y asociados a estos.

7.1.8Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos.

7.1.9Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.

7.1.10Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

7.1.11Para fines de seguridad, calidad y mejoramiento de nuestro servicio y de la experiencia en las instalaciones de ORALIA, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i) Recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) Tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) Obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de ORALIA.

7.1.12Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

7.1.13Verificación de diagnósticos y conceptos odontológicos, evolución de tratamiento, procesos de Garantía y de Formación, requerimientos jurídicos, Comités de ética, cumplimiento de estándares de calidad y habilitación de entidades que vigilan a ORALIA.

7.1.14Control de financiación y facturaciones, así como la verificación de solicitudes de financiación de pacientes ante entidades aliadas, derivadas de la contratación.

7.1.15Procesos de actualización, programación y confirmación de agendas y atención de citas.

7.1.16Análisis constante de la información de población atendida, y la entrega de RIPS a órganos de control y vigilancia estatal del sector Salud –Resoluciones 1403 de 2006 y 3374 de 2000 -; investigación y estudios epidemiológicos.

7.1.17Conciliación de pagos recibidos por ORALIA y reportados a entidades aliadas externas.

7.1.18La información podrá ser anonimizada con el fin de elaborar estadísticas, estudios y análisis de mercadeo o de consumo que podrán ser utilizados por las Entidades Autorizadas y/o terceros, quienes podrán disponer discrecionalmente de la totalidad de la información

7.1.19Con propósitos de seguridad, prevención, investigación y persecución del fraude.

7.2 De Empleados

Los datos recolectados sobre los empleados de ORALIA, mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual y todo lo relacionado con lo precontractual, contractual y poscontractual. En virtud de lo anterior, ORALIA podrá utilizar los Datos Personales para los siguientes fines:

7.2.1Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social), e impuestos;

7.2.2Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes;

7.2.3Implementar políticas y estrategias laborales y organizacionales.

7.2.4Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño del personal, pago de nómina, seguridad social, libranzas, Seguridad y Salud en el trabajo, alivios tributarios a los empleados, manejo de programas de vigilancia epidemiológica y casos médicos, para manejo de incapacidades, consulta de resultados de EMO, pagos y requerimientos legales, accidentes de trabajo, manejo salas amigas y seguimiento médico para seguimiento de personas gestantes y lactantes, información médica y técnica de dosimetrías y dosímetros para informe de radio protección.

7.2.5Realizar el control y seguimiento de datos del colaborador para verificación de ingresos del personal activo, retirado de planta y OPS, consulta de información para envío a exámenes médicos de ingreso al proveedor médico.

7.2.6Control y seguimiento de periodos de vacaciones de los colaboradores, control de ausentismos, calamidades, permisos de los colaboradores.

7.2.7Actualización de pólizas que manejen los odontólogos al ingresar a la empresa para el seguimiento de pólizas de responsabilidad civil,

7.2.8Consulta de resultados de estudio de crédito para verificar la aprobación de solicitudes de libranzas.

7.2.9Llevar a cabo los procesos de selección para el cubrimiento de vacantes de la empresa.

7.2.10Envío de comunicados de novedades al interior de la compañía, así como la comunicación de beneficios laborales, entre otras noticias de relevancia, como ofertas, promociones, descuentos.

7.2.11Evaluación de encuestas clima laboral, y en general de verificación de calidad al interior de la compañía.

7.3 De Proveedores

7.3.1Administración interna de ORALIA GROUP S.A.S incluyendo, pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento, procesos de auditoría interna o externa. La información incluye Datos Personales de directores y agentes de las afiliadas de la compañía. Todo lo relacionado con la ejecución precontractual, contractual y pos contractual del respectivo contrato:

7.3.2Verificación del cumplimiento de acuerdos y compromisos asumidos por la relación o vinculo existente con los proveedores.

7.3.3Presentación de quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales.

7.3.4Creación de bases de datos, con base en las características y perfiles de los titulares, de acuerdo con lo dispuesto en la ley.

7.3.5Demás finalidades determinadas en los procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso, de acuerdo con la Ley.

7.3.6Dichas finalidades sin perjuicio de las incorporadas en cada autorización sea el caso, o incluidas en el aviso de privacidad.

7.3.7Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

8. Derechos de los Titulares

De acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

8.1Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.

8.2Solicitar prueba de la autorización otorgada a ORALIA, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

8.3Ser informado por ORALIA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

8.4Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

8.5Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

8.6La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.

9. Deberes de ORALIA cuando obra como responsable

ORALIA está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

9.1 Respecto del Titular del dato

9.1.1Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en la presente Política.

9.2 Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales

9.2.1Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.

9.2.2Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9.2.3Actualizar la información cuando sea necesario.

9.2.4Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

9.3 Respecto del Tratamiento a través de un Encargado

9.3.1Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

9.3.2Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

9.3.3Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

9.3.4Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

9.3.5Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

9.3.6Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

9.4 Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

9.4.1Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

9.4.2Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Deberes de ORALIA cuando obra como Encargado

En caso de Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización que sea la responsable del Tratamiento, ORALIA deberá cumplir los siguientes deberes:

10.1Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

10.2Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

10.3Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, de acuerdo con el presente manual, y en todo caso, con lo establecido en la normatividad vigente aplicable

10.4Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.

10.5Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.

10.6Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.7Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

10.8Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

10.9Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. De la autorización

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la Entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de videovigilancia.

11.1 Autorización para el Tratamiento de Datos

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública. Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

11.1.1El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

11.1.2El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

11.1.3Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

11.1.4La identificación, dirección física o electrónica de ORALIA.

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.

En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

11.2 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitio Web, en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual, se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por ORALIA GROUP S.A.S y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

11.3 Casos en los cuales no se requiere autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

11.3.1Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

11.3.2Datos de naturaleza pública.

11.3.3Casos de urgencia médica o sanitaria.

11.3.4Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

11.3.5Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11.4 Prueba de la autorización

ORALIA utilizará, implementará y adoptará las acciones necesarias para preservar los registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

11.5 Autorización y Tratamiento de datos sensibles

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

11.5.1La autorización debe ser explícita;

11.5.2Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;

11.5.3Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

11.6 Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

11.6.1La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

11.6.2Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

11.6.3ORALIA debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del NNA.

11.7 Aclaración respecto de datos relativos a salud / Historia Clínica

De conformidad a lo dispuesto mediante Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud, Artículo 15 modificado por el artículo 2 de la Resolución 1715 del 2005 del Ministerio de Protección Social La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central. Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse, siendo así entonces el periodo de conservación legal de veinte (20) años contados a partir de la fecha de su última anotación razón por la cual superado dicho lapso de tiempo ORALIA en su proceso de conservación de dicha información se acoge a tal tiempo. Lo anterior en razón a que por disposición legal en el marco de la prestación del servicio ORALIA debe elaborar la historia clínica de sus pacientes dentro de la cual se contempla información sobre diversos aspectos del paciente, por lo que el titular debe dar autorización expresa y escrita para la recolección y tratamiento de datos de los mismos sobre los cuales ORALIA debe garantizar las medidas de seguridad y confidencialidad de la información para que se garantice la integridad, custodia y tratamiento de los datos sensibles.

12. Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales

ORALIA podrá realizar transferencias de datos a otros responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

13. Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales

ORALIA Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

13.1Cuando cuente con autorización de Titular.

13.2Cuando sin contar con la autorización exista entre el responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos.

14. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, ORALIA dispone del correo electrónico gestion@oraliagroup.com a través del cual podrán presentar todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar autorización.

Respecto de las consultas o solicitudes realizadas por las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en ORALIA se canalizarán a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

14.1 El reclamo debe dirigirse a ORALIA y contener como mínimo la siguiente información

14.1.1Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada (representante, causahabiente).

14.1.2Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

14.1.3Dirección física, electrónica y teléfono de contacto para remitir respuesta e informar sobre el estado del trámite.

14.1.4Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

14.1.5Presentar la solicitud por los medios de consulta habilitados por ORALIA.

14.2 Término de respuesta de consultas

Recibida la solicitud de consulta se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2.1Solicitud Incompleta:

14.2.1.1En caso de existir reclamaciones incompletas o que no cumplan con los requisitos legales, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.

14.2.1.2Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

14.3 Respecto de los reclamos

Recibida la solicitud de actualización o de rectificación de información por parte del titular de los datos, su representante, o tercero debidamente autorizado a través de los canales establecidos por ORALIA, el área respectiva procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas que permitan verificar que el derecho se ejerza por un interesado o representante con legitimidad legal para hacerlo.

14.3.1Reclamación incompleta:

En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.

14.3.2Desistimiento de reclamo:

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

14.3.3Término de respuesta de reclamos:

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.3.4Supresión de Datos Personales:

En los casos que resulte procedente la Supresión de los datos personales del titular de la base de datos con base en la reclamación presentada, ORALIA realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización, por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del titular.

14.4 Derechos Garantizados por medio del procedimiento de reclamos

14.4.1Corrección o Actualización:

ORALIA y/o los encargados, garantizarán a los titulares de los datos personales incluidos en sus bases de datos, o sus causahabientes, el derecho de corregir, o actualizar datos personales, mediante la presentación de reclamación, al considerar que se cumplen con los parámetros legales o señalados en la presente política de tratamiento de datos personales, relativos a la procedencia de la solicitud de corrección o actualización.

14.4.2Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales:

ORALIA y/o sus encargados, garantizarán el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitud de supresión, a los titulares de datos personales, respecto de la información contenida en su registro individual o la vinculada con su identificación cuando se considere el cumplimiento de los parámetros establecidos por la ley o señalados en la presente política, garantizando también el derecho de presentar reclamos ante la sospecha de presuntos incumplimientos de la Ley 1581 de 2012 o de la presente política de tratamiento de datos personales.

15. Gestión de Incidentes con Datos Personales

Se entenderá como incidencia cualquier tipo anomalía que afecte o tenga la potencialidad de afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas. Ante el conocimiento de la existencia de algún tipo de incidencia, el usuario deberá comunicar al Oficial de Protección de Datos lo ocurrido, con el fin de acoger las medidas oportunas frente al incidente reportado. El Oficial de Protección de Datos Personales informará de la incidencia a la Delegatura de Protección de Datos Personales de LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO, en el módulo habilitado para tal efecto dentro de los 15 días a partir del conocimiento de esta. Ante las incidencias que puedan afectar las bases de datos físicas o digitales, se llevarán a cabo las siguientes acciones:

15.1 Notificación de Incidentes

Cuando exista sospecha de que un incidente pueda afectar o haya afectado bases de datos con información personal datos personales se deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales quién gestionará su reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos.

15.2 Gestión de Incidentes

Cada funcionario, contratista, colaborador, consultor o tercero, tiene la responsabilidad de reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos e información personal.

15.3 Identificación

Ante la existencia de eventos sospechosos o anormales, como podrían ser, aquellos en los que se observe un potencial de perdida de reserva o confidencialidad de la información, se deberá realizar la respectiva evaluación y determinar si son o no, un incidente que deba ser reportados en la organización. Las decisiones que involucren a las autoridades de investigación y judiciales debe ser hecha en conjunto entre el Oficial de Protección de Datos Personales y la Oficina Asesora Jurídica. La comunicación con dichas autoridades será realizada por ellos mismos.

15.4 Reporte

Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos por LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Si la información sensible o confidencial es perdida, divulgada a personal no autorizado o se sospecha de alguno de estos eventos, el Oficial de Protección de Datos Personales, debe ser notificado de forma inmediata.

Los funcionarios tienen el deber de reportar a su jefe directo y al Oficial de Protección de Datos Personales cualquier daño o pérdida de computadores o cualquiera otro dispositivo, cuando contengan datos personales en poder de la Entidad.

A menos que exista solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, ningún funcionario debe divulgar información sobre sistemas de cómputo, y redes que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad, Oficina Asesora Jurídica deberá intervenir con el fin de prestar el asesoramiento adecuado.

15.5 Contención, Investigación y Diagnóstico

El Oficial de Protección de Datos Personales deberá garantizar que sean tomadas acciones para investigar y diagnosticar las causas que generaron el incidente, así como también garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado, apoyado con Oficina de Tecnologías e Informática.

15.6 Solución

La Oficina de Tecnologías e Informática, así como cualquier área comprometida y los directamente responsables de la gestión de datos personales, deben prevenir que el incidente de seguridad se vuelva a presentar, corrigiendo todas las vulnerabilidades existentes.

15.7 Cierre de Incidente y Seguimiento

La Oficina de Tecnologías e Informática, juntamente con el Oficial de Protección de Datos Personales y las áreas que usan o requieren la información, iniciarán y documentarán todas las tareas de revisión de las acciones que fueron ejecutadas para remediar el incidente de seguridad.

El Oficial de Protección de Datos Personales preparará un análisis anual de los incidentes reportados, y las conclusiones del informe se utilizarán para elaborar campañas de concientización que ayuden a minimizar la probabilidad de incidentes futuros.

15.8 Reporte de incidentes ante la SIC (autoridad de control)

ORALIA reportará a título de novedades los incidentes de seguridad que puedan afectar sus bases de datos, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento de detectar y poner en conocimiento al área encargada de atenderlos.

16. Video de vigilancia

ORALIA utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones ORALIA, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización, sin embargo, el tiempo de reserva de la grabación en ningún momento excederá los ocho (8) días.

ORALIA no hace entrega de videograbaciones obtenidas a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la ley lo permita.

17. Datos del responsable del Tratamiento

Razón social

ORALIA GROUP SAS

NIT

900.854.966-3

Dirección

Edificio Vida, Consultorio 507, Calle 5D #38A-35, Cali, Valle del Cauca, Colombia

Correo electrónico

gestion@oraliagroup.com

Teléfono

(+57 602) 455 8958 · Cali

Página web

www.oraliagroup.com

El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email gestion@oraliagroup.com

18. Seguridad de la información y medidas de seguridad

ORALIA adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar y otorgar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, implementará protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de ORALIA.

El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que ORALIA GROUP SAS se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

ORALIA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

18.1Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el Tratamiento de estos. (CAPACITACION SEGURIDAD, SOCIALIZACION).

18.2Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

18.3Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

18.4Funciones y obligaciones del personal.

18.5Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

18.6Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

18.7Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

18.8Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

18.9Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.

18.10El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

18.11El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.

19. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales

Con miras a mantener la vigencia de la política ORALIA puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.